Cómo organizar facturas de proveedores y sus vencimientos

Reuní las facturas desde sus fuentes

Identificá dónde llegan los documentos: correo, portal o archivo compartido. Conservá el original y su procedencia antes de mover datos a otra vista.

Separá empresa receptora y proveedor. Una misma persona puede trabajar con varias empresas, y sus documentos no deberían mezclarse por estar en la misma bandeja de entrada.

Comprobá identidad y datos faltantes

Revisá emisor, tipo y número de comprobante, moneda y fechas disponibles. Antes de cargar de nuevo un documento, verificá si ya existe por su identidad y respaldo. El nombre del archivo no es una clave suficiente.

Si la lectura no encuentra un dato, señalalo para revisión. No inventes una fecha de vencimiento ni un importe a partir de otros documentos del proveedor.

• Proveedor y empresa receptora.
• Comprobante y documento original.
• Emisión y vencimiento informado.
• Moneda, importe y datos pendientes.

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Prepará el seguimiento de vencimientos

Una vista de próximos vencimientos permite distribuir la revisión, pero no confirma que una factura sea válida o que esté pagada. Mantené separados esos estados.

Si aparece una nota o una corrección posterior, conservá el vínculo con el documento anterior. No borres el original para que el listado parezca actualizado.

Definí quién revisa y quién puede actuar

Acordá qué persona confirma la documentación y cuál puede autorizar las acciones correspondientes. Compartir un listado no debería habilitar a todo el equipo a modificar datos sensibles.

El módulo de Proveedores de FYSCAL AI reúne documentos, vencimientos y originales de las fuentes disponibles. No lo presentamos aquí como un sistema que ejecuta pagos bancarios; ese circuito requiere sus propias capacidades y autorizaciones.